10人未満企業での就業規則作成時の注意点

社労士・岩壁

就業規則は常時10人以上の従業員を雇う事業場に対して、作成と労働基準監督署への届出があります。(判断は会社単位ではなく事業場単位です)最近は10人未満でも積極的に就業規則を作成しようとする企業が増えてきたように感じます。それ自体はとても良いことだと思いますが、就業規則は内容と運用を間違うと会社にプラスには働きません。ここでは10人未満の企業が就業規則を作成する上でどんなことに注意すれば良いのかをお話しします。

就業規則に記載すべき内容

絶対的必要記載事項

就業規則に必ず記載しなければならないことです。

①始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに交替制の場合には就業時転換に関する事項
②賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
③退職に関する事項(解雇の事由を含む。)

労働基準法第89条(要約抜粋)

相対的必要記載事項

一方で、定めを置く場合は記載する必要がある内容を相対的必要記載事項と言います。

①退職手当に関する事項
②臨時の賃金(賞与)、最低賃金額に関する事項
③食費、作業用品などの負担に関する事項
④安全衛生に関する事項
⑤職業訓練に関する事項
⑥災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
⑦表彰、制裁に関する事項
⑧その他全労働者に適用される事項

労働基準法第89条(要約抜粋)

内容は各社ごとに異なる

絶対的か相対的かを一つの基準にして就業規則を定めていく必要がありますが、その内容については各社様々です。

例えば絶対的必要記載事項に含まれている”休暇”。

多くの企業では年次有給休暇や慶弔休暇について定めていますが、その内容は企業によって異なります。

法令で絶対に付与すべき年次有給休暇だけ見ても次のように検討すべき事項は複数あります。

  • 付与日数は法定通りか
  • 付与日を統一するのか
  • 半日休暇を認めるのか

必要な待遇を判断する

実際に就業規則を初めて作る場合の注意点ですが、それは必要以上に条件を良くしないことです。

後述しますが、就業規則を一度作ったらむやみに条件を悪くするような変更はできません。

もし迷われている場合、あるいは特に考えがない場合は、まずは労働基準法や関係法令と同じ基準で定めることを推奨します。

注意
「労働条件をできるだけ低く定めるべき」ということを言いたいわけではありません。不利益変更は望ましくない対応なので、会社の規模が小さい、あるいは財務や人的な体力がないうちは法令の基準で。その後、会社の成長に合わせて従業員にプラスになるような制度改善をしていく方が望ましいという趣旨です。

必要のない制度を導入してしまった例

不要な制度は後々会社を苦しめることや運用の煩雑さを招くだけです。

ひな型を使う場合は導入義務の有無などがきちんと解説されているかどうか、 社会保険労務士に依頼する場合は説明義務を果たす人かどうか。

義務があるものとそうでないものを、きちんと判断した上で就業規則の定めを決めていきましょう。

社労士・岩壁

以下は私が実際に見た、よく検討せずに制度を導入してしまい後々困ったという例です。

目的もなくフレックスタイムを導入

フレックスタイムは従業員に始業終業の時刻を委ねるため、従業員側には良い制度と言えます。

しかし自己管理が不十分な従業員は勤務がだらしなくなり収拾がつかなくなる、あるいは固定勤務やシフト制の方が業務が行いやすい企業・職種もあります。

フレックスタイム自体はもう珍しくありませんが、だからといって自社風土や業種に合うかどうかをよく検討せずに「今はフレックスタイムがスタンダードだから」と導入した場合、後々制度を戻すには時間と労力が必要になります。(一部従業員からの反発も容易に想定されます)

MEMO
フレックスタイム制の導入は就業規則の定めだけでなく、別途労使協定が必要になります。

休職制度を導入

社員に対しては休職制度を設けている企業も多くあります。

休職制度は法律上の定めがないため企業が自由に決められる制度の1つですが、義務がない休職制度は導入しなくても問題ありません。

しかし就業規則に導入してしまったら、その事由に該当する従業員が発生した場合に休職を認めなければなりません。

休職者が発生しても人のやりくりができるくらいの規模であれば良いですが、そうでないならば代替要員の確保や引き継ぎなど、膨大な労力を取られることになります。

退職するわけではないので復帰するかもしれません。
復帰せずにそのまま辞めてしまうかもしれません。

その間も会社負担の社会保険料は発生します。

特に人数が少ない企業にとっては1人欠けるだけでも大打撃になり、その後の人のやりくりの見通しが立たないことは非常にマイナスです。

休職制度を導入するのであれば、人的リソースがそれなりに確保された規模になってからが良いでしょう。

時間単位の年次有給休暇を導入

年次有給休暇は原則として1日単位です。

一般的には半日休暇制度を導入して、半日単位での使用を認めている企業も多くありますが、一方、時間単位の使用となると管理がかなり煩雑になるため導入している企業は多くはありません。

時間単位の使用は義務ではありませんので企業も導入する必要はありません。

しかしそれを知らずに導入してしまったため、年次有給休暇の管理が複雑になり非常に困ってしまった企業があります。

休職制度とは異なり、時間単位有給休暇の管理事務の煩雑さは企業規模に関係なく共通で言えることです。

経営側の意図が無い限り、時間単位の有給休暇は見送った方が良いと思います。(導入するのであれば半日休暇を推奨します)

MEMO
フレックスタイム制の導入と同様に労使協定が必要になります。

一方的な不利益変更はトラブルの原因

就業規則を変更すること自体は可能ですし、実際に法改正や社内制度見直しに伴い就業規則を変更している企業はたくさんあります。

しかし、従業員側に不利になる変更は合理性が必要です。

従業員の既得権益になっている制度を「待遇を良くしすぎた」といって会社側の都合により勝手に廃止するような変更は不利益変更にあたり、争いになった場合は無効とされる可能性もあります。

判例によれば就業規則の不利益変更に合理性があるかどうかの判断基準は次の7点です。(第四銀行事件 最高裁平成9年2月28日)

  1. 従業員が被る不利益の程度
  2. 会社側の変更の必要性の内容・程度
  3. 変更後の就業規則の内容自体の相当性
  4. 代償措置その他関連する他の労働条件の改善状況
  5. 労働組合等との交渉の経緯
  6. 他の労働組合又は他の従業員の対応
  7. 同業他社の国内における一般的状況等

簡単に言うと次のようなポイントが重要です。

  • 変更する必要性がどれくらいあるの?
  • 不利益以外の部分で従業員に対してプラスになったことはあるの?
  • 従業員はどれくらい納得しているの?

無用なトラブルにならないためにも、初回の就業規則でどこまで会社の制度を手厚くするのかは、慎重に検討した方が良いでしょう。

まとめ

  • 特に意図がないのであれば最初は法令の基準と同じでスタートした方が良い
  • ひな型に記載があっても導入の義務がない制度もある(休職など)
  • 後から条件を下げることは不利益変更となり、変更のハードルが上がる