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テレワーク規程の作成ポイント

社労士・岩壁

在宅勤務やリモートワーク(以下「テレワーク」)も一般的になってきましたが、従来の就業規則ではこういった勤務を想定していないケースも多くあります。そのような場合は新たに対応するルールを決めることが重要になりますが、今回はテレワーク規程を作成する際のポイントをお話します。

適用範囲

対象者

まずは適用となる従業員の範囲を定める必要がありますが、その場合に考慮するいくつかのポイントは次のとおりです。

  • テレワークに適した業務か否か
  • 希望制か、業務命令か(併用も可)
  • 勤続年数
  • その他

テレワークに適した業務か否か

テレワークが可能な職種とそうでない職種があります。
例えば店舗業であれば現場に出る社員にテレワークはなじみません。

事業内容によっては一部職種の社員にしか適用できないケースも出てきます。

希望制か、業務命令か(併用も可)

原則は本人が希望した場合にテレワークを認めることにし、場合によっては業務命令でテレワーク勤務を命じられるように定めておくことが良いです。

同様に、場合によっては業務命令でテレワーク勤務を解除する定めもあった方が無難と言えます。

勤続年数

例えば新入社員をいきなりテレワークさせることは一般的にはなじみません。
まだ業務の流れも分かっていないからです。

こういった理由から勤続年数をテレワーク許可の要件にしている企業もあります。

その他

個別事情になるため判断は難しいですが「テレワーク環境を自ら構築できること」や、「テレワーク期間中も通常勤務と同等の業務管理能力があると会社が認める者」といった条件も考えられます。

テレワークの定義

テレワークは主に以下3つの勤務形態から構成されます。

在宅勤務

基本は自宅、または自宅に準ずると会社が認める場所(単身赴任先など)での勤務を指します。

サテライトオフィス勤務

自分が主として勤務する以外の事業場での勤務です。
自社が保有する建物、または契約する他社のオフィス(シェアオフィス等)が考えられます。

リモート勤務

上記以外の場所(カフェ等)での勤務です。

労働時間管理

テレワーク期間中にどのように労働時間を管理するかのルールも必要です。

今はクラウド型勤怠も格安で普及しており、スマホ打刻やPCログイン打刻なども可能なシステムが増えています。

始業・終業をメールなどで報告させる方法もありますが、LINEやメッセンジャーで個人のプライベートアカウントを利用させるものはあまり望ましくないため、会社アカウントで運用できる方法としましょう。

貸与品と管理

テレワークにあたって会社から貸与するもの、およびその管理についても定めましょう。

貸与する場合は、テレワークに関して私物PCでの作業をしないよう定めておくことも大事です。

その他の費用負担

在宅勤務での水光熱費やインターネット代、リモート勤務時のカフェ代など通常は個人で負担するものを使わせることになります。この場合の負担割合をどうするかの定めも必要です。

しかし業務と私用の区別が難しいことも事実ですから、この費用負担を明確に分担することは困難です。

場合によっては在宅勤務手当などを一律手当として支給する方法も考えられます。ただしこの場合は残業単価が変わることもあり、固定残業代を設定している企業はその整合性にご注意ください。

情報管理

場合によっては会社資料を持ち出さないと業務が行えないことも考えられますので、持ち出しは許可制かつ必要最小限とするようにしましょう。

また無断持ち出しや故意・重過失による情報漏洩等は就業規則に定める懲戒処分の対象となる定めもあった方が良いと言えます。

その他

テレワーク規程の作成にはそもそも「これを記載しなければならない」というルールはありません。
もし上記以外で記載を検討する内容があるとしたら、次のようなものも考えられます。

  • テレワーク中の服務規律
  • テレワーク実施の手続き
  • 時間外、深夜、休日労働
  • テレワーク中の待遇、評価
  • 通勤手当の取り扱い
    など

まとめ

以上が主なポイントになりますが、これを記載すれば十分ということではありません。

企業風土や業種などを鑑みて必要な定めは企業によって異なりますので、現行就業規則との整合性などを見てください。

特にモメやすいのはやはり賃金(手当)や費用負担、労働時間管理についてです。このあたりをどうするのか企業ごとに検討していく必要があります。

大事なのはテレワーク規程を作成することではなく、それによってトラブル防止や公平性を担保し、良い就業環境を実現することです。

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