就業規則を作成しないリスク

社労士・岩壁

小さい会社や創業してまだ間もない会社は就業規則がないことも多いです。従業員10人以上の事業場では就業規則の作成・届出義務が労働基準法で定められています。しかし実際に就業規則がないとどんなリスクがあるのかは意外と整理されていません。就業規則は会社を守るものという意味合いもあるので、「作成と届出の義務があるかないか」という視点だけで判断するのはとても危険です。

10人以上の事業場は作成・届出義務あり

労働基準法第89条には次のように定められています。

常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。(以下省略)

労働基準法第89条

10人以上か、10人未満かが義務の分かれ目ですが、この10人をカウントする場合は企業全体ではなく事業場(場所単位)ごとに判断することがポイントです。

  • 本社20人・支店5人の場合 ⇒ 就業規則の作成&届出義務があるのは本社のみ
  • 本社5人・支店5人の場合 ⇒ どちらも就業規則の作成&届出義務なし

なお届出は事業場を管轄する労働基準監督署へ届け出なければなりません。(一定要件に該当すれば本社が他の事業場分もまとめて一括届出をすることも可能)

就業規則がないことのリスク

労働基準法違反

まず単純に労働基準法違反だということです。

就業規則の作成と届出義務があるのに違反した場合は30万円以下の罰金があります。(労働基準法第120条)

もちろん就業規則の作成と届出義務があるのは10人以上の事業場です。

10人未満の事業場が就業規則を作成、届出をしていなかったとしても義務がない以上、罰則はありません。

雇用助成金を受給できない

厚生労働省は労働環境の整備や向上、従業員の能力開発に尽力した企業に対し雇用関係助成金(以下「雇用助成金」)を設けています。

この雇用助成金の受給はとても厳格に要件が定まっていて、就業規則が適法に作成されていることが前提となっている助成金も多く存在します。(=労働基準法での義務が無くても雇用助成金受給においては必要になる)

「職場の労働環境=就業規則の定め」が基本的な考え方になるため、そもそも労働環境の向上を図ろうとした場合は就業規則の作成・変更が当然に入ってきます。

(※)就業規則の有無が要件になっていない雇用助成金もあります。

労働紛争時に会社不利になりやすい

もし残業代未払いや不当解雇等で従業員とトラブルが起こったとして、就業規則がないと企業が負ける可能性が高くなります。

就業規則は会社の勤務ルールです。

就業規則がない状況で事業主判断によってトラブルが起こった場合、会社の落ち度が認定されやすくなります。

解雇にしてもその基準や理由を就業規則に明記しないといけません。

就業規則がないという時点で裁判官等の心証が悪くなることはあっても良くなることはありません。(「労務管理がメチャクチャな会社だな」と思われやすい)

最終的には会社が負けるか、和解金で解決するのがオチです。

注意
就業規則があれば会社が有利になるということではありません。作成・届出・周知がされていることに加えて、日頃からの運用がどうだったかも問われます。就業規則がないよりはマシですが、あったからといって必ずプラスになるという意味ではありません。

経営者の時間と労力の消耗

先ほどの争いに付随する話です。

トラブルが起これば無駄に時間と体力を消耗することになります。

和解金や慰謝料を払う事となれば、もしかしたら就業規則があれば予防できたかもしれません。

懲戒処分ができない

懲戒処分は会社が従業員に課す罰則ですが、厳重注意・戒告・出勤停止・降格・懲戒解雇など、様々な種類があります。

懲戒処分をするには就業規則の根拠が必要になります。(どのような事由に対して、どのような処分があるのか)

就業規則に事前根拠を求めるのは、刑法の罪刑法定主義と同じ考え方です。

罪刑法定主義
ある行為を犯罪として処罰するためには、その行為と、行為に対応する刑罰を法で定めていなければ処罰できないという原則。

就業規則の定めがないのに従業員を一方的に懲戒解雇したと仮定します。

この従業員が労働基準法の知識を少しでも持っていれば、訴えてくる可能性も否定できません。

そうなれば前記同様に無駄な時間・お金・労力を消耗することになるでしょう。

欠勤や遅刻早退時の給与控除でトラブルになりやすい

給与についてはノーワークノーペイの原則がありますから、欠勤や遅刻で働いていない分の給与は支払う必要がありません。

ノーワークノーペイの原則
働いていない分の給与は支払わなくて良い、という原則。これには就業規則の定め等の根拠が必要ではなく、働いていないんだから払う必要はないという雇用契約上の当然の原則です。

しかし、事はそんなに単純ではありません。

日給制や時給制は給与の積み上げ計算ですから労働時間に含めなければ良いだけですが、特に固定給の場合にトラブルになりやすいです。

通常であれば就業規則や給与規程において、欠勤や遅刻早退時の控除に対しての計算根拠が示されています。

その根拠に基づいて不就労時間分を控除するのであれば問題ありません。

しかし計算根拠がないと、その場しのぎの計算になりがちです。

特に控除額が大きかった場合は不就労時間を超えた控除となる可能性があり、この場合は制裁的な意味合いを帯びてきます。

制裁は処罰ですから就業規則上の根拠が必要になります。

懲罰的に多くの額を控除すると労働者側の不満は一気に爆発しトラブル待ったなしです。

社労士・岩壁

何度も言いますが、不就労時間分を支払わないことは可能です。問題なのはその不就労分の金額計算方法の根拠が曖昧なことであり、それが原因でトラブルにもなりかねません。誰の場合であっても同じ計算式になるようルールを定めるために、就業規則が大事になってきます。

従業員の不満が大きくなりやすい

就業規則はきちんと運用がされていれば会社を守ってくれます。

一方、従業員側にも大きな意味を持ちます。

それは会社側が判断基準を示す安心感です。

縛るからという理由でルールを嫌う経営者がいるのは事実ですが、ルールは縛るものではありません。

どういう判断基準を会社が持っているのかを示す公平感の証です。

従業員の不満が大きくなる要因の一つは会社や経営者の不公平感です。

就業規則というルールにそってきちんと運用ができていれば、このような不公平感は少なくてもなくなるはずです。

就業規則の作成や届出義務がない場合の対応

10人未満の事業場であれば就業規則の作成と届出の義務はありませんから、そもそも就業規則がない事業場があっても不思議ではありませんし、必ずしも違法ではありません。

もちろん10人未満で就業規則と作成の義務がない事業場であっても、就業規則を定めることが一番望ましい対応です。

もしそれができないのであれば、各自の雇用契約書などで定める必要があります。

就業規則がないのであれば雇用契約書の内容が重要な意味を持ってきます。

しかし全てを記述していたのでは雇用契約書のボリュームがあまりに多くなってしまうため、現実的ではありません。

「人によって異なる条件は雇用契約書に、全体での統一ルールは就業規則に」これが一番合理的で手間のない方法でトラブル防止の観点からも良いと思います。

補足
一部の労働条件については採用時に労働条件通知書を交付する必要がありますので、就業規則があったとしても退職の事由や休暇のことなどは労働条件通知書に記載しなければなりません。しかし実務的に全て書くと膨大な量になるため、労働条件通知書には「就業規則による」と記載し、就業規則そのものを渡すという方法でも問題ありません。

まとめ

  • 10人以上の事業場では就業規則の作成と届出の義務がある
  • 就業規則がないことで法令違反はもちろん、様々なリスクが内在している
  • 10人未満の事業場であっても作成しておいた方が良い

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