就業規則変更手順と不利益変更の注意点 - エクセライク社会保険労務士法人

社労士・岩壁

就業規則の変更や見直しは定期的に行っていますか？法律が時代の流れに沿って適宜改定されているように、就業規則も作ったら終わりではなく定期的な変更や見直しが必要です。時代に沿ったルールの新設、廃止、変更は会社を守るためには避けては通れません。

変更タイミング

法令が改正された時

まずは法令改正時が見直しタイミングです。

就業規則が労働基準法などの法令と同じ基準で定められている場合は、法令改正があれば就業規則もそれに合わせて変更する必要があります。

法令よりも労働者に有利な条件で定めている場合は、改正されている法令よりも就業規則が依然として有利であれば変更の必要はありません。

現行就業規則で不具合が発生した時

今まで正社員しかいなかったけど、アルバイトを新規雇用したためアルバイト用就業規則が必要になった場合などです。

様々な企業の就業規則を見ていると、各規定の適用基準が曖昧なものが多々見受けられます。

例えば厚生労働省のモデル就業規則でも同様で、休職適用に関して勤続年数の定めがありません。

でも入社してすぐに休職されては困りますよね。

このようなケースを想定して通常は休職は勤続年数に応じて休職期間を設ける必要があります。

MEMO

休職に関しては労働基準法では特に定めがありません。勤続何年以上の従業員に休職を認めるかどうか、企業が決めることができます。

しかし実際にまだ問題が発生していない企業では勤続年数による制限がなくても特に困りませんから、困っていないから変更の必要性に気づかないのです。

トラブルが発生して初めて問題の所在が分かるケースも少なくありません。

問題が発生したら速やかに就業規則変更の検討をしましょう。

社労士・岩壁

曖昧な基準を設けている就業規則は実はかなり存在します。例えば日数を記載する場合でも所定労働日ベースか暦ベースか、きちんと定義しないためにどちらとも解釈できる規定は多いです。

将来発生しうるトラブルが予見できた時

実際にトラブル等が発生していないケースでも日々の会社運営上、何となくこのままいけばトラブルが発生しそうだと予見できることがあります。

就業規則はトラブル防止で会社を守るものという観点からは、トラブルが予見されたらそのリスクを下げるために速やかに就業規則の変更を検討すべきです。

「問題が起こってから変更をするのではなく。問題を起こさないために変更する」という視点が大事です。

就業規則の変更手順

就業規則の変更手順は作成時とほとんど変わりません。

変更の検討

変更のタイミングに合わせて社内で変更検討を行いますが変更の手順は企業の風土や規模により様々です。

人事部門がある企業では人事担当者が起案するケースが多いと思います。

トラブル発生時・トラブル予見時は、変更しないことによって企業のどのようなリスクが生じるのかを具体的に検討しましょう。

従業員代表の意見聴取

就業規則の変更案がまとまったら、新規作成時と同じように労働者代表の意見聴取を行います。

書式は新規作成時とほぼ同じですが、「就業規則案」の部分を「就業規則変更案」としましょう。

意見書（例）

●●●●年●月●日

●●株式会社
代表取締役　●●様

●●●●年●月●日付をもって意見を求められた就業規則変更案について、下記のとおり意見を提出します。

記

異議ありません。
（※）意見書なので異議がある場合はその詳細を記載

以上

過半数代表選出方法　●●（投票、など）
過半数代表者の職名　●●（スタッフ、など）
労働者過半数代表　●●●●　印

変更届出

就業規則新規作成時と同じように労働基準監督署へ届け出てください。

提出する書類は新規作成時とあまり違いはありませんが、一部簡略記載で届け出ることが可能です。

変更届出に必要書類

新旧対照表

すでに新規届出時に全文を届け出ているので、変更した部分のみ新旧対照表などで分かりやすくまとめましょう。

＜新旧対照表（例）＞

旧	新
第●条アルバイト社員の慶弔休暇はアルバイト用就業規則に定める。	第●条アルバイト社員の慶弔休暇は正社員用就業規則の定めに準じる。
第●条〇〇については別途◎◎規程に定める。	削除
新設	第●条 ××については△△とする。

MEMO

「旧条文と新条文の両方を記載する」「変更部分にアンダーラインなどを入れて分かりやすく記載する」など、内容が分かれば良いので特に厳密なルールはありません

意見書

前記した意見書も添付します。

就業規則変更届

こちらも新規作成時と同じものですが、タイトルを就業規則変更届にして、本文も変更時に相応しい文章としてください。

なお新旧対照の比較表自体をこの就業規則変更届に記載しても構いませんが、ボリュームが多い場合は別紙にして新旧対照表を添付してください。

＜新旧対照表を添付する場合の例＞

就業変更届（例）

●●●●年●月●日

●●労働基準監督署長　殿

今般、別紙のとおり就業規則を変更しましたので、意見書を添えて提出いたします。

＜新旧対照表を添付しない場合の例＞

就業変更届（例）

●●●●年●月●日

●●労働基準監督署長　殿

今般、下記のとおり就業規則を変更しましたので、意見書を添えて提出いたします。

記

旧	新
第●条アルバイト社員の慶弔休暇はアルバイト用就業規則に定める。	第●条アルバイト社員の慶弔休暇は正社員用就業規則の定めに準じる。
第●条〇〇については別途◎◎規程に定める。	削除
新設	第●条 ××については△△とする。

以上

提出書類まとめ

就業規則変更時に労働基準監督署へ提出が必要な書類は以下のとおりです。

新旧対照表（就業規則変更届に記載する場合は不要）
意見書
就業規則変更届

これらを新規作成時と同様に自社控え用を1部コピーし、持参・郵送・電子申請のいずれかの方法により提出してください。

周知

変更の場合も新規作成同様に、周知によって就業規則の効力が発生します。（届出によってではありません）

変更は既存ルールを変えるわけですから、変更内容によっては新条文を周知するだけでは不満になりかねません。

どのような意図・趣旨での変更なのかを理解してもらうために、できる限り従業員へ丁寧な対応を行う方が望ましいです。

就業規則変更内容の説明が終わったら、新規作成と同様に次のような方法で周知を行いましょう。

職場に備え付け
全員がアクセスできるファイルサーバーへ保存
印刷して全員に配布

不利益変更の注意点

不利益変更の可否

ここまで就業規則の変更手順と必要書類について説明しましたが、就業規則の変更は必ずしも従業員にとってプラスになるとは限りません。

労働条件が悪くなる変更もあります。（不利益変更と言います）

就業規則は企業側が自由に決めることができ、従業員代表の意見書もあくまで意見にすぎません。

しかし就業規則の不利益変更まで自由に認められるわけではありません。

不利益変更は次にどちらかに該当する場合に認められます。

労働者の同意がある時
（同意がない場合でも）就業規則の変更が合理的である時

”合理的”の判断は次のような要素を考慮します。

労働者の受ける不利益の程度
労働条件の変更の必要性
変更後の就業規則の内容の相当性
労働組合等との交渉の状況
その他の就業規則の変更に係る事情

これらはそれぞれ労働契約法第9条、第10条に規定されています。

使用者は、労働者と合意することなく、就業規則を変更することにより、労働者の不利益に労働契約の内容である労働条件を変更することはできない。ただし、次条の場合は、この限りでない。
労働契約法第9条

使用者が就業規則の変更により労働条件を変更する場合において、変更後の就業規則を労働者に周知させ、かつ、就業規則の変更が、労働者の受ける不利益の程度、労働条件の変更の必要性、変更後の就業規則の内容の相当性、労働組合等との交渉の状況その他の就業規則の変更に係る事情に照らして合理的なものであるときは、労働契約の内容である労働条件は、当該変更後の就業規則に定めるところによるものとする。ただし、労働契約において、労働者及び使用者が就業規則の変更によっては変更されない労働条件として合意していた部分については、第十二条に該当する場合を除き、この限りでない。
労働契約法第10条

第10条の定める合理的な変更と言うためにはそれなりの理由が求められます。

例えばこの変更を行わなければ会社が近い将来に倒産する、といったケースです。

ですから、ちょっと財務状況が芳しくない程度の理由では合理的とは言えません。

特に小さい会社で不利益変更をしようと思った場合は、各従業員への説明と同意を取る地道な努力が必要です。

MEMO

従業員への説明と同意の取り付けに関しては、その経過と内容を全て記録することを強く推奨します。仮に同意書に従業員の署名をもらえたとしても、その説明の過程が適当であれば、後々争いになることも考えらます。その際に、不利益変更の説明が不十分だから同意が無効である、と判断されてしまうリスクも存在します。不利益変更はとにかく丁寧な説明と経過記録が重要です。