就業規則とは何かを簡単に解説

社労士・岩壁

就業規則とは会社が決めた従業員の勤務ルールです。厚生労働省等が公開しているひな型も存在しますが、あくまでも法的な観点からの最低限のベースでしかありません。トラブルが起こった時に会社を守るためには、その会社の実態を反映させなければ意味がありません。就業規則には会社ルールの明確化やトラブル防止という意味がありますから、作成義務がなくても従業員がいるならば作成した方が良いと言えます。

就業規則とは勤務ルールのこと

就業規則とは会社が作った従業員が守るべき勤務ルールのことです。

しかし守るのは従業員側だけではなく、会社も「就業規則の運用を守る」必要があります。

就業規則とは会社側の判断基準を示したものなので、会社もそのルールに従った運用をしなければなりません。

また、企業によっては別規程として給与規程・休暇規程などを定めているケースもありますが、これらの別規程を全て含んで就業規則という扱いになります。

ポイント
「就業規則」という名称を付けている企業が多いとは思いますが名称は問いません。就業規則とは労働者に対する就業条件やルールに関する諸規程全てを指します。

作成と届出義務

就業規則は10人以上の事業場に対して作成と届出の義務があり、ここでいう労働者には正社員だけでなくパートタイマー・アルバイトなども含みます。

常時10人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。(以下省略)

労働基準法第89条

起業したての場合は役員のみというケースも多いと思いますが、就業規則は労働者に適用されるルールなので次のケースでは作成・届出義務はありません。

  • 従業員がいない
  • 従業員が(事業場に)10人未満

しかし労働トラブルは従業員数に関係なく起こります。
「10人以上いないから義務はないし作らない」といった杓子定規的考え方ではなく、会社を守る意味でも1人でも雇い入れた時に就業規則は作るべきと言えます。

10人の判断基準
常時10人以上の判断は企業全体ではなく事業場ごとです。例えば次のようなケースでは、同じ企業内であっても場所によって作成・届出義務が異なります。
<企業全体30人>
本社15人 ⇒ 就業規則の作成・届出義務あり
A支店5人 ⇒ 就業規則の作成・届出義務なし
B支店10人 ⇒ 就業規則の作成・届出義務あり

記載内容

絶対的必要記載事項と相対的必要記載事項

絶対的必要記載事項

絶対的必要記載事項とは必ず定めなければならないと労働基準法第89条に定められています。

①始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに交替制の場合には就業時転換に関する事項

②賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項

③退職に関する事項(解雇の事由を含む。)

労働基準法第89条(要約抜粋)

相対的必要記載事項

相対的必要記載事項とはルールを作るなら定めなければならない内容であり、絶対的必要記載事項と同様に労働基準法第89条に定められています。

①退職手当に関する事項

②臨時の賃金(賞与)、最低賃金額に関する事項

③食費、作業用品などの負担に関する事項

④安全衛生に関する事項

⑤職業訓練に関する事項

⑥災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項

⑦表彰、制裁に関する事項

⑧その他全労働者に適用される事項

労働基準法第89条(要約抜粋)

相対的必要記載事項はルールを作らないのであれば記載する必要はありませんが、リスク軽減の観点からルールを作らないのではあれば「ない」ということをきちんと記載しておく方が良いでしょう。

特に賞与や退職金などお金に関わることは最もトラブルになりやすいポイントですから、制度としてあるかないかをきちんと明示することを推奨します。

退職金制度を設けない場合の規定例
第〇〇条(退職金等)
 退職金、その他名称の如何を問わず退職を事由とした金銭の支給は行わない。

社労士・岩壁

法の基準を下回らなければこれら以外の内容を書いてもOKです。独自の休暇制度を設けている会社も多くあります。

ひな型を使う場合の注意点

厚生労働省ではモデル就業規則を公開していますが、労働条件の考え方は会社によっても大きく異なるものです。

勤務制度ひとつ見ても定時勤務制・フレックスタイム制・変形労働時間制など様々な形態がありますから、モデル就業規則を活用する場合は必ず自社に合うようにカスタマイズしましょう。

特に自社では設けていない制度やルールを就業規則ひな型のまま使っている場合、大きなトラブルになります。

ひな型であっても修正を加えない箇所はそれが会社のルールになり、後々「こんな規定を作った覚えはない」は通用しません。
ひな型を使うことが悪いわけではありませんが、必ず全てに目を通して自社運用との整合性をチェックしましょう。

就業規則で重要なのは「内容の整合性」と「運用」です。
内容と運用次第で会社を守れることも、守れないこともあります。

例えば厚生労働省のひな型(第48条)では賞与は基本的に支給する前提になっています。(会社の業績の著しい低下その他やむを得ない事由の場合のみ不支給または延長)

しかし賞与自体は制度として設けるかどうかは企業の自由です。
ひな型をそのまま使うと業績が著しく悪くない限り、賞与を支給しなければなりません。

もし賞与を制度として設けないのであれば、次のような条文に直す必要があります。

カスタマイズ例
(変更前)
第48条 賞与は、原則として、下記の算定対象期間に在籍した労働者に対し、会社の業績等を勘案して下記の支給日に支給する。ただし、会社の業績の著しい低下その他やむを得ない事由により、支給時期を延期し、又は支給しないことがある。
(~省略~)
2 前項の賞与の額は、会社の業績及び労働者の勤務成績などを考慮して各人ごとに決定する。

 
(変更後)
第48条 賞与は原則として支給しない。決算その他の事情により臨時で賞与を支給する場合は、支給対象者と支給額は都度決定する。

届出

原則は事業場ごとに届出

就業規則は作成しただけで完了ではなく、所轄の労働基準監督署に届け出ましょう。(10人未満の事業場が自主的に就業規則を作成した場合は届出の義務はありません)

届出に必要なのは3つです。

  1. 就業規則届(表紙)
  2. 就業規則(関連規程含む)
  3. 労働者代表の意見書

きちんと届け出た証として会社側も保有しておく必要があるので、それぞれ控え用のコピーを取っておき届出時に受理印をもらうと良いでしょう。

労働者代表とは
① 労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合
② ①がない場合は労働者の過半数を代表する者
(基本的に36協定作成時の代表者と同じです)
意見書について
労働者代表の意見書は、文字通りあくまで意見書です。
会社が作成した就業規則に労働者代表から反対意見があったからといって労働基準監督署へ提出できないわけではありません。
しかし会社が定める就業規則の作成プロセスに労働者が関わる大事な場面ですから、労使ともにきちんと納得の上で届け出ることが望ましいことは言うまでもありません。

一括届出

就業規則の作成・届出が義務かどうかは事業場ごとに決まるため、届出も事業場ごとに管轄する労働基準監督署に届け出ることになります。

  • 本社が東京都品川区の場合 ⇒ 本社分の就業規則は品川労働基準監督署へ届出
  • 支店が横浜市中区の場合 ⇒ 支店分の就業規則は横浜南労働基準監督署へ届出

一方、支店等の就業規則が本社と同じものである場合には、支店分もまとめて本社分就業規則と一緒に本社を管轄する労働基準監督署へ届け出ることが可能ですが、審査を受ける必要があります。(労働者代表の意見書は事業場ごとに必要)

参考:東京労働局就業規則一括届出制度

就業規則に含まれる規程

就業規則だけが本体ではない

就業規則とは、”就業規則”という名称がついた規程だけではなく、労働者の勤務ルールに関する規程であれば全てが含まれます。

よって届出にあたっては、関係規程を全て届け出る必要があります。

雇用形態別の就業規則

就業規則は大体の場合、適用される社員の範囲が規定されています。
もし正社員・契約社員・アルバイト等、雇用形態別で異なるルールを定めるのであればそれぞれの就業規則を作成しましょう。

雇用形態が複数あるのに就業規則は一つしかない企業も見受けられますが、適用範囲が曖昧な就業規則は大変危険です。

正社員のみに適用している規定であっても、その範囲を明記していなければアルバイトにも適用が認められるリスクがあります。

なお、適用範囲を明確にしておけば、必ずしも雇用形態別に別冊作成をする必要はありません。

関連規程

就業規則以外にも企業は様々な勤務ルールを規程化することがありますが、 名称を分けているから届出義務がない、ということにはなりません。

労働者の勤務ルールに関する規程は全て含んで就業規則という取り扱いで、届出義務も発生します。
次のような規程は労働者に適用される規程として就業規則のうちに含まれます。

  • 給与規程
  • 通勤手当規程
  • 退職金規程
  • 慶弔見舞金規程、など

冊子にする場合

雇用形態別や関連規程を分けて、就業規則とは別冊子として作成する企業も多くあります。

しかし改定の手間や複数の規則が存在する煩雑さを避けるために就業規則内に一本化する方法もあり、その場合は各条文ごとに適用する範囲を明確に定めておく必要があります。

なお、必ずしも関連規程や雇用形態別就業規則について別に作る必要はありません。

前述した給与や退職金に関するルールを就業規則内に記載する方法もあるため、変更や管理の手間を考慮して、各社やりやすい方法を見つけてください。

効力の発生

就業規則に効力を持たせるためにはきちんと従業員への周知が必要です。

法第106条第1項 の厚生労働省令で定める方法は、次に掲げる方法とする。

一 常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること。

二 書面を労働者に交付すること。

三 磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置すること。

労働基準法施行規則第52条の2

磁気ディスクは社内のファイルサーバーやイントラなどが挙げられます。

判例においても、就業規則が効力を持つためには従業員に周知させる手続きが必要だと判断されています。(フジ興産事件)

きちんと労働基準監督署へ届け出ていたとしても、就業規則の内容がきちんと周知されていなければ就業規則自体の効力が否定されるなど、トラブル時には会社不利に扱われます。

作ったけど金庫の中にある、社長のパソコンからしかアクセスできない。
こういったケースでは実質的に就業規則がないのと同じ扱いになります。

就業規則を作成しないリスク

罰則規定

10人以上いる事業場では作成と届出が義務になるため、違反は30万円以下の罰金に処される可能性があります。(労働基準法第120条)

労使トラブル

就業規則を「法律で決められているから作る」という考えでなく、将来的な労使トラブル防止の観点は忘れないでください。

もちろん労使トラブルが発生しないマネジメントが理想ですが、残念なことにトラブルは現実に発生します。

人は感情の生き物です。
表面と内心では思っていることが違うこともよくあります。

労使トラブルになった時に会社を守ってくれるものの1つが就業規則ですから、就業規則は適当に作っていはいけません。

10人未満であっても会社を守るつもりであれば作るべきです。
(「従業員を疑え」とという意図ではなく、リスク想定として必要)

雇用助成金を受けられない

雇用助成金は就業規則等の整備が条件になっているものが多くありますから、雇用助成金を検討していても就業規則等がないという部分で支給対象外になるリスクはあります。(実際には助成金に合わせて作れば大丈夫なケースが大半ですが)

そういう意味でも作成・届出義務がなくても、助成金を受けるなら就業規則整備は必須と言えます。

運用が何よりも大事

就業規則後に絶対にやってはいけないことは「ルール通りに運用しないこと」です。

就業規則は違反行為の抑止やトラブル時に会社を守るという面もありますが、他の意味合いもあります。
それは公正性の担保です。

もし公平な運用をしないのであれば従業員側から信用されなくなります。
「人によって対応が異なる」…これで会社を信用する従業員はいませんよね?

万が一トラブルが起こった時にも、会社が今まで就業規則をどのように運用していたのかという点も少なからず影響します。(同様の事例では他の従業員へどういう対処をしたのか、規程とおりに厳格だったのか、など)

トラブル防止の観点で就業規則を作っているのに、運用が雑であれば逆にトラブルの種になる可能性すらあるのです。

就業規則が存在する意義

社労士・岩壁

就業規則は従業員を縛るものではなく、ルールがあるからこそ各々が自分で判断できるのです。キングダムという漫画の中でとても良いと思ったセリフがあるので紹介します。

“法”とは願い!国家がその国民に望む人間の在り方の理想を形にしたものだ!

キングダム

これを就業規則に当てはめると「“就業規則”とは願いであり、会社がその従業員に望む人間の在り方の理想を形にしたもの」と言えます。

「ルール=人を縛るもの」ではなく、会社が従業員にどのような規範を持って行動してほしいのか、そのためにどのような基準を会社が設けているのか。

それを形にしたものが就業規則と言えるでしょう。

まとめ

  • 就業規則は常時10人以上の従業員がいれば作成義務がある
  • 10人の基準は企業全体ではなく事業場ごとに判断する
  • 義務がなくてもトラブル防止の観点から就業規則を作成すべき
  • 作成後もきちんとした周知と公平な運用がされていることが重要