就業規則の届出方法

社労士・岩壁

経験がないと就業規則の届出は難しそうに感じますよね。でも一番難しいのは就業規則自体を作ることです。届出自体は形式的なものにすぎませんから、 流れさえわかれば就業規則の届出はそれほど難しくありません。(形式的といっても法令上の義務になっていますので大事なことです)

就業規則の届出義務

就業規則は10人以上の事業場であれば労働基準監督署へ届出義務があります。(労働基準法第89条)

10人の基準は企業全体ではなく職場(事業場)ごとです。

例えば…
・本社 20人
・A支店 15人
・B支店 7人

この場合、管轄の労働基準監督署へ就業規則作成と届出義務があるのは本社とA支店になります。

B支店は就業規則作成と届出義務はありません。

労働基準監督署は事業場単位で管轄しています。

同じ企業でも場所が異なれば管轄する労働基準監督署も違うため、それぞれの管轄する労働基準監督署へ届け出なければなりません。

ただし一定の条件に該当すれば、本社が支店や営業所の分もまとめて、本社管轄の労働基準監督署へ届け出ることも可能です。

就業規則一括届出制度
本社と本社以外の就業規則が同じものであることが条件になります。また就業規則の一括届出をする場合であっても、添付する意見書は事業場ごとに必要です。(意見書については後述)
参考:東京労働局 就業規則一括届出制度

届け出る就業規則の範囲

勤務ルールに関する規程は全て届出対象

就業規則は勤務や給与に関するルールです。

多くの企業では労働基準法と同じく”就業規則”という名称にしています。

しかし名称自体は必ずしも就業規則にする必要はなく、企業によっては就業規程・労務規程などという名称を付けていることもあります。

就業規則で一本化している場合もありますが、定めるルールごとに規程を細かく分けているケースも珍しくありません。

次のように定める分野ごとに規程類を分けている場合であっても、労働者に適用される勤務等のルールであれば全てが労働基準法の就業規則となります。

  • 原則的な勤務ルール ⇒ 就業規則
  • 給与に関係するルール ⇒ 給与規程・賃金規程
  • 休暇に関するルール ⇒ 休暇規程
    など

就業規則という名称のものだけでなく、関連規程をまとめて届け出ましょう。

就業規則になる規程とならない規程

会社にある規程類には労働者の勤務や給与に関するルールとは直接関係ないものも多く存在します。

そのような規程類は労働基準法の就業規則ではないため、労働基準監督署に届け出る必要はありません。(届け出てもおそらく受け付けてもらえません)

企業ごとに名称は微妙に違いますが、労働基準法の就業規則になるものの例は以下のとおりです。

  • 就業規則
  • 給与規程
  • 休暇規程
  • 育児介護休業規程
  • 慶弔金規程
  • 評価規程

逆に就業規則ではない規程類の一例は以下のとおりです。

  • 定款
  • 取締役会規程
  • 稟議規程
  • 経理規程
  • 印章管理規程

届出手順と添付書類

就業規則作成

まずは就業規則を作りましょう。

就業規則は基本的に会社が(法に反しない範囲で)自由に決めることができます。

もちろん労働者側の意見を聞きながら就業規則を作成することが望ましいですが、作成の段階では義務にはなっていません。

作成方法は自作か外注かに分かれます。

自作の場合は厚生労働省等のテンプレートを使用、外注の場合は社労士または弁護士に依頼しましょう。

それぞれのメリット・デメリットは次のとおりです。

 

  テンプレート使用 専門家に依頼

(社労士・弁護士)

メリット ・料金がかからない

・最低限の法はクリアできる

・直接手を動かさなくてよい

・専門家の見解を聞きながら作成できる

・法改正情報に対応できる(ただし顧問契約の必要あり)

デメリット ・全て自分がやるため時間がかかる

・義務はないけど入れておいた方が良い定めには対応できない

・情報収集しないと法改正に対応できない

・料金がかかる(事務所によるが10~20万円が相場)

・就業規則作成の経験がない、苦手な社労士や弁護士もいるため外注先の精査は必要

労働者代表の意見聴取

就業規則を作成したら労働者代表の意見を聴取しましょう。

労働者代表は次のどちらかです。

  1. 労働者の過半数で組織する労働組合
  2. 上記がない場合は投票等で適正に選ばれた労働者代表

また、就業規則作成と同様に、労働者代表も事業場ごとに選出する必要があります。

通常は36協定を締結しているはずなので、その時の代表者と同じになります。

意見を聴取したら意見書を作成します。

意見書(例)


意見書(例)

●●●●年●月●日

●●株式会社
代表取締役 ●●様

●●●●年●月●日付をもって意見を求められた就業規則案について、下記のとおり意見を提出します。

異議ありません。
(※)意見書なので異議がある場合はその詳細を記載(休暇日数の増加を望みます、等)

以上

過半数代表選出方法 ●●(投票、など)
過半数代表者の職名 ●●(スタッフ、など)
労働者過半数代表 ●●●● 印


なお、意見書はあくまでも意見ですから反対意見があったからといって就業規則届出ができなくなるわけではありません。

ただし、変更する場合は特に注意が必要です。

合理性のない不利益変更をして届け出た場合、労働基準監督署からヒアリングされる可能性があります。(争いになれば合理性のない不利益変更は企業に大きな不利材料です)

就業規則届の作成

意見書までの作成が終わったら就業規則届の作成に入ります。

意見書は労働者代表の押印が必要でしたが、就業規則届は会社の押印が必要です。


就業規則届(例)

●●●●年●月●日

●●労働基準監督署長 殿

今般、別紙のとおり就業規則を制定しましたので、意見書を添えて提出いたします。

届出書類の完成

以上、就業規則を労働基準監督署へ届け出るために必要な書類は3つです。

  1. 就業規則(+関連規程)
  2. 意見書
  3. 就業規則届

届け出る時はこれらのコピーもあわせて作成し、届け出た時に労働基準監督署の受理印を受けてください。

届出方法

持参

管轄の労働基準監督署へ直接持っていく方法です。

労働基準監督署は大きく3つ、「監督(”方面”という名称で呼ぶこともあります)」「安全衛生」「労災」という窓口がありますが、就業規則届はこのうち「監督」の窓口に提出してください。

郵送

郵送の場合も同様に労働基準監督署内の監督窓口に送ります。

持参の時と同様に自社控え分も同封してください。

電子申請

就業規則はe-Govにおいて電子申請で提出することも可能ですが、電子証明書が必要なのでご注意ください。

参考:e-Gov
就業規則(変更)届 (各事業場単位による届出)
就業規則(変更)届 (本社一括届出)

届出しない場合の罰則

罰金

就業規則の作成・届出義務を怠った場合は30万円以下の罰金に処せられます。(労働基準法第120条)

作ったけど届出をしなかった、という場合も同様です。

効力があるかどうかは別問題

就業規則が従業員に対しての効力が発生しているかどうかは、届出とは別問題です。

届出をしていなかったけれど周知はしていた、という場合は就業規則の効力はきちんと発生しています。

通常、就業規則の効力を発生させるためには、従業員に対して次のような適切な周知をしている必要があります。

  • 紙で印刷して誰でも閲覧できる場所においてある
  • 従業員が誰でもアクセスできるファイルサーバー等にUPしてある

周知がきちんとなされていれば、少なくとも労働トラブルになった時に「就業規則を定めていなかった」等といった判断をされるリスクは回避できます。

まとめ

  • 届出は事業場ごとに管轄する労働基準監督署へ届け出る
  • 一括届出制度は本社とそれ以外の支店や営業所の就業規則が同じ場合に可能
  • 必要な書類は就業規則、意見書、就業規則届の3つ